Sağlıklı Bir Proje Yönetimi Nasıl Olmalı?
Her projenin zamanı vardır. Büyük bir projede 1 aylık gecikme, proje maliyetinin yüzde 5 ila yüzde 10’u kadar ek maliyetlere yol açabilir. Bu da proje hedeflerine eksi puanla başlamak demektir. Bu sebeple sağlıklı bir proje yönetimi; zaman, kalite ve maliyet üçgeninde önemli işlevler görür. Bu alanların her birinde planlamalar ve performans standartları belirlenir. Proje yönetimi, planlanan standartlarla ilgili bilgiye ihtiyaç duyar. İşte tam bu aşamada bilgi sistemlerinin geri bildirimlerinin önemi ortaya çıkar.
Projelerde her bir süreç bir yönetim kararının sonucudur. Yönetim kararları, bilgiye veya enformasyona dayanır. Ortak unsurların bir araya gelmesi ile program ve maliyet aşamaları ele alınır; ilerleme bilgileri toplanır, sıralanır ve raporlanır. Bu unsurlar, projenin tamamlanması için yapılan temel ardışık faaliyetlerdir.
Bir proje yöneticisinin görevi, insan faaliyetleri için temel kuralları koordine etmek ve uygulamaktır. Bu nedenle, proje yönetimi bilgi sistemlerinin tüm unsurlarının etkilendikleri, ana faaliyetlerle ilgili olmalıdır. Nihayetinde insanların projedeki bütün faaliyetleri sonuç veya sorun ortaya çıkaracaktır.
Proje Yönetimi Nasıl Başarılı Olur?
Proje yönetiminin başarısında etkili olan bazı temel unsurlar vardır. Bu unsurlar çoğunlukla mevcutsa, projenin başarılı olma ihtimali yükselir.
Proje yönetimi başarısını etkileyen unsurlar şunlardır;
- Proje yönetimi ekibinde yer alan kişilerin yönetecekleri proje türünde önceden deneyim sahibi olmaları arzu edilir ancak zorunlu değildir.
- Ekibin her kategorisinin baş üyesi, mevcut projede başrol verilmeden önce daha alt kademelerde görev yapmış olmalıdır.
- Proje yönetiminde görev alan kişilere tecrübe ve sürekli eğitim programları düzenlenmelidir.
- Her ekip üyesi, birbirlerinin işleri, ihtiyaçları ve sorumlulukları hakkında iyi bir çalışma bilgisine sahip olmalıdır.
- Her ekip üyesi, diğer ekip üyeleri tarafından kullanılan veya hazırlanan ana kontrol belgelerini anlayabilmelidir.
Proje Yönetiminde Bilginin Önemi
Proje yöneticilerinin bilgiye ihtiyaç duyduğu anahtar alanlar vardır. Bütün alanlar değerlidir; ancak bu anahtar alanlar sistematik olarak kapsanırsa, yöneticiler projeleri yönetmek için en azından veya neredeyse tüm bilgilere sahip olacaklardır.
Proje yöneticilerinin bilgiye ihtiyaç duyduğu anahtar alanlar şunlardır;
- Personel ve insan gücü,
- Sözleşme ve tasarım kapsamındaki değişiklikler,
- Ekipman ve malzemeler,
- Programlar ve planlanan operasyonlar,
- Fiziksel ilerleme durumu,
- Giderler, harcanan maliyetler (İş gücü, nakit akışı, taahhütler, tahminler),
- Tasarım ve tedarikte kalite güvencesi.
Sağlıklı günler!
