e-Arşiv Nedir? Kimler e-Arşiv Kullanmak Zorundadır?

e-Arşiv fatura, bir tür elektronik faturadır. e-Fatura uygulaması dışında kalan kurumlar ya da kişiler arasında kağıt fatura işlemlerini elektronik ortama taşıyan bir prosedürdür. Vergi mükellefi olan tüzel kişiler ile vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere dijital ortamda gönderilen elektronik fatura türü olan e-Arşiv, talebe göre fiziki olarak kağıt fatura olarak da gönderilebilir.

Kimler e-Arşiv Kullanmak Zorundadır?

433 numaralı Vergi Usul Kanunu’na göre internet üzerinden mal ve hizmet satan firmalar için zorunludur. e-Arşiv geçiş zorunluluğu 1 Ocak 2020 tarihinde başlayan mükellefler şunlardır;

• E-fatura mükellefi olan şirketler
• İnternet üzerinden dijital ortamda ilan yayınlayan firmalar
• Online olarak hizmet satan kişilere ya da şirketlere aracılık eden firmalar
• Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayan kişilere 30 bin liranın fatura düzenleyenler
• Aynı gün içinde vergi mükellefi olan tüzel ya da gerçek kişilere 5 bin liranın üzerinde fatura düzenleyenler

e-Arşiv Uygulaması Hangi İşlemleri Kapsar?

e-Arşiv fatura, Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından standartları belirlenen bir uygulamadır. e-Arşiv uygulaması kapsamında şu işlemler bulunmaktadır;

• Kağıt ortamında fiziki fatura düzenlenme
• Fiziki faturaların muhafaza edilmesi
• İbrazı zorunlu olan faturanın elektronik olarak oluşturulması
• Faturanın e-posta ile iletilmesi
• Faturanın elektronik ortamda muhafaza edilmesi
• Elektronik ortamda ibraz edilmesi
• Elektronik ortamda raporlanması

e-Arşiv Nasıl Kullanılır?

Elektronik bir fatura olan e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan tüm müşteriler için kullanılabilir. e-Arşiv sistemini kullanmak için e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu vardır. Firmaların bilgi işlem sistemi entegrasyonu ile e-Arşiv uygulaması kullanılabilir. Buna imkânı olmayan mükellefler için e-Arşiv sistemi entegrasyonu bazı entegratörler tarafından yapılabilir.

Özel entegratörler, bulut sistemi sayesinde zamandan ve mekândan bağımsız olarak e-Arşiv sistemine erişim imkânı sağlar. Entegratörlerin sistemi ile faturaların kabulü ya da reddedilmesi işlemleri pratik bir şekilde yapılabilir. e-Arşiv fatura, entegratörlerin sisteminde yıllarca muhafaza edilebilir. Hatalı faturaların kolaylıkla iptalini sağlayan entegratör sistemleri, e-Arşiv faturasına ilgili firmanın kaşesini ve logosunu da ekleyebilir.

Sağlıklı günler!