TORK Kullanım İpuçları

TORK
17 dakika
TORK Kullanım İpuçları

TORK'u kullanırken işinizde sıklıkla kullanacağınız, kullanırken maksimum verimlilik artışı sağlayacağınız özelliklere gelin birlikte detaylıca göz atalım. İpuçlarına başlamadan önce ayrı pencerede TORK hesabınıza girmenizi tavsiye ederiz. Hesabınıza giriş yapmak için buraya tıklamanız yeterli. Keyifli okumalar!

Güncel Durum Özeti

Güncel Durum ekranı işletmenin satış ve finansal süreçleri hakkında size özet bilgiler sunar. 

Finans sekmesi şirketinizin nakit akışını, tahsilat ve ödeme özetlerini, günü gelen veya geçen işlemleri gösterir. Dilediğiniz zaman aralığını girerek belirli dönemler için filtreleme yapabilirsiniz. Satışların takibi açısından elzem olan Satış sekmesi fırsat, teklif ve sipariş oranlarına, ayrıca bunların yıl genelindeki dağılıma grafiksel olarak hızlıca göz atmanıza yarar.

Akış ve İş takibi 

Ekip içi koordinasyonu maksimum seviyeye taşıyın, TORK ile kolektif çalışma düzenine geçin!

Gün içerisinde yaptığınız işleri, satış görüşmelerini, toplantı notlarını veya önemli gelişmeleri haber akışı ile şirket geneline paylaşabilirsiniz. Aynı alanda yer alan görev ve aktiviteler sayesinde yapılacak işleri ilgili kişilere atayabilir, işleri zamanında yerine getirmeleri için mesai arkadaşlarınızın bildirim almalarını sağlayabilirsiniz.

Takip edilen müşteriler her zaman göz önünde olsun istiyorsanız ekranın hemen sol kısmından faydalanabilirsiniz.

Müşteri ve Tedarikçiler

İşletmenin en önemli varlıkları: Müşteri ve Tedarikçiler!

İş yaptığınız firmaların bilgilerini detaylı bir şekilde TORK’a girebilir, üst menüde yer alan arama çubuğu ile her yerden kolayca ulaşabilirsiniz. Dataları bir Excel tablosunda tutuyorsanız bunları toplu bir şekilde içeriye aktarabilirsiniz. Kayıtlar, iş süreçleri ile (teklif, sipariş, satınalma, tahsilat, proje) ilişkilendirileceğinden dolayı çalışmalarınızda size takip avantajı sağlayacaktır.

Detay butonu üzerinden ulaşabileceğiniz “Müşteri Durum Paylaşım Linki” iş yaptığınız kişilere açık teklifleri, faturaları, çekleri ve bakiyeleri canlı olarak görüntüleme imkânı verir. Aynı alandan müşterilerin ödeme ve tahsilat sayfalarına da ulaşabilirsiniz.

Müşteri ve tedarikçileriniz için çeşitli etiketler belirleyebilir, aramalarınızı ilgili etiketler dahilinde yapabilirsiniz.

Kişiler

Bu alanı bir adres defteri olarak düşünebilirsiniz. Sisteme girişini yaptığınız müşteri ve tedarikçi kartlarını bu alanda ilgili kişilerle ilişkilendirin.

Onay Süreçleri

Onay süreçleri ile iş akışlarınızı kâğıt yerine elektronik ortama taşıyın!

Zaman ve iş gücünden önemli oranda tasarruf elde etmek için onay süreçlerini kullanın. Şirket içindeki hiyerarşiye göre izin, masraf, teklif vb. işler için onay adımları tasarlayabilirsiniz. 

Ayarlar/Onay Süreçleri üzerinden işletmeniz için kusursuz bir çalışma düzeni belirleyebilirsiniz.

Teklif ve Fırsatlar

TORK’un teklif ve fırsat yönetimi ile profesyonel bir satış sürecine kavuşun!

Bu bölümde müşteri adayları için fırsat ekleyebilir, satış ihtimali yüksek olan fırsatlar için teklif oluşturabilir ve bunları rahatlıkla siparişe dönüştürebilirsiniz. “Satış Süreci Odaklı” yaklaşım sayesinde siparişe dönüştürdüğünüz satışlara satınalma, üretim, fatura, teslimat gibi ek adımlar eklenebilir. Gerçekleşen satışla yapılması gereken işleri bu ekran sayesinde başlıklar halinde takip etmek size fazlasıyla kolaylık sağlar.

Satışın kalbi olan teklif ve fırsat yönetimi ile;

  • Dilediğiniz sayıda farklı teklif şablonu oluşturabilir, sistem üzerinden hazırladığınız teklifleri müşteriye e-mail olarak gönderebilirsiniz. Sahada olsanız bile.
  • Teklifler özelinde notlar alabilir, aktivite veya görevler oluşturabiliriz. 
  • Kolektif satış süreci yönetimi sayesinde satış ekibinin koordinasyonunu maksimum seviyeye çıkarırsınız.
  • Oluşturduğunuz teklif özelinde kar/maliyet analizi yapabilir, otomatik hesaplama araçlarını kullanarak teklif özelinde vergi veya indirim oranı belirleyebilirsiniz.
  • Teklife konu olan ürünler stoklardan otomatik olarak düşülerek satılabilir miktara yansır. Teklif, siparişe çevrildiğinde ürünler rezerve stok alanında belirir. Rezerve edilen ürünler başka bir sipariş girişinde kullanılamayacağı için karışıklığın önüne geçilmiş olur.
  • Kuşbakışı ekran görünümü sayesinde tüm teklif ve fırsatları görüntüler, sürükle/bırak arayüz sayesinde (Yeni, Ön Çalışma, Görüşülüyor, Başarısız, Siparişe Dönüşen) satış aşamalarını kontrol altında tutarsınız. “Ayarlar/Parametreler/Fırsat Süreci” üzerinden kendi satış süreci adımlarınızı da oluşturabilirsiniz.
  • “Diğer Bilgiler” sekmesinde bulunan “Proje” alanı ile kayıtlı projeler özelinde teklif veya satış süreci ilişkilendirmesi yapabilirsiniz.
  • Kurlar anlık olarak Avrupa Merkez Bankasından otomatik olarak alındığı için birden fazla para birimi ile çalışabilirsiniz. Parite bilgisini manuel olarak da değiştirebilir.

Satışlar

Bu bölümde sipariş aşamasında olan veya satışı gerçekleşmiş işlemlerinizi detaylı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz. Ekranın hemen sağ üstünde yer alan “Satış Süreci Ekle” adımı ile yeni bir satış süreci başlatabilir, “Fatura Kes – Hızlı Satış” adımı ile de direkt veya abonelik usulü fatura kesebilirsiniz.

Projeler

Kolektif çalışma düzeninde sağlıklı projeler yönetmenin keyfini çıkarın!

TORK üzerinden proje bazlı işlerinizi rahatlıkla yönetebilirsiniz. “Yeni Proje Ekle” butonuna tıklayarak proje yönetim tipini Agile (Çevik) veya Kanban (Yalın) olarak belirleyin. Müşteri özelinde proje başlatabilir, çalışmanın başlama ve bitiş tarihini seçebilir, eğer proje bir bütçe dahilinde yönetiliyorsa para birimini seçerek ilgili bütçeyi bu alana girebilirsiniz. 

  • Agile (Çevik): Organizasyonel çeviklik anlamına gelir. Bir proje için yapılacak işlerin belirli zaman aralıklarının belirlenip bitirilmesi olarak düşünebiliriz. Agile proje yönetimi daha çok bilişim ve teknoloji sektörü için uygundur.
  • Kanban (Yalın): En yayın proje tipidir. Yapılacak, devam eden ve tamamlanan proje adımlarını tahta üzerinde takip etmenizi sağlar.

Her iki proje tipi için ilgili personelleri belirleyebilir, masrafları takip edebilir, projenin gelir ve giderlerine göz atabilirsiniz. Detay sayfası üzerinden proje özelinde gönderilmiş teklifleri, satış süreçleri ve faturaları aynı ekranda takip etmeniz de mümkündür.

“Görevler ve Proje Yönetimi” adımı ile yapılması gereken işleri girer, proje ekibi için alt görevler de belirleyebilirsiniz. Her iki proje tipi işletmenin kendi iş süreçleri özelinde “Proje Ayarları” adımı ile rahatlıkla revize edilebilir.

Ürün ve Hizmetler

Ürün ve hizmetleriniz her daim elinizin altında olsun!

Bu bölümü satışını yaptığınız ürün ve hizmetleri kaydetmek için kullanın. Ürün stoğu tutuluyorsa "Yeni Ekle" adımının altında yer alan “Stok Tutuluyor Mu?” sorusuna "Evet" olarak yanıt verin. Stoklarınızı Lot/Parti yöntemi ile tutuyorsanız, ürünleri Lot/Parti numaraları ile takip edebilirsiniz.

Kritik stok uyarısı almak istiyorsanız ilgili alana bir rakam girmeniz gerekir.

Stok yapınızda yer alan ürün ve yarı mamül türleri için sayfanın hemen altında bulunan “Materyal Ekle” seçeneğini kullanabilirsiniz.

Üretim

Ürün reçetesine göre üretim emri verin veya planlama yapın. Tüketilen materyal için otomatik stok düşümü yaparak maliyetlerinizi takip edebilirsiniz. Üretim modülü ile;

  • Ürün reçeteleri tanımlayın.
  • Üretim planlamaları yapın.
  • Siparişe ait veya bağımsız üretim emirleri oluşturun.
  • Üretim emri tamamlanınca kullanılan materyaller stoklardan düşsün, üretilen yeni mallarda stoğunuza otomatik olarak eklensin.
  • Üretimle alakalı maliyet analizleri yapın.

Satınalma

Bu alanda ürün, hizmet, hammadde ve yarı mamüller için satınalma talepleri geçebilirsiniz. 

Satınalma modülü ile;

  • Siparişe ait veya bağımsız satın alma emirleri oluşturun.
  • Satınalma teklif şablonları hazırlayın. Bunları sistem içerisinden tedarikçilere mail olarak gönderin.
  • Alınan teklifleri ilgili formlara iliştirin.
  • Alış faturalarını “Finans Ön Muhasebe/Faturalar” kısmından takip edin.
  • Stoğu tutulan ürünler varsa satın alma emri tamamlandığından TORK sizin için otomatik stok girişi yapsın. 

Personel

Personel bölümünden yeni çalışan ekleyebilir, departman, şube ve takım bazında atama yapabilirsiniz. Çalışanları şube veya takım bazında seçerek, onların sadece o şube veya takım özelinde işlem yapmalarını sağlarsınız. 

Eklediğiniz çalışanın “Detay” butonuna tıklayarak eğitimlerini, izinlerini, masraflarını ve zimmetlerini hızlıca önizleyebilirsiniz.

İzinler

İzin girişlerinin yapıldığı alandır. İlgili ülkenin tatil günleri ve şirketin haftalık çalışma gün sayısına göre izin süreleri otomatik olarak hesaplanır. 

İşe yeni giren çalışan için izin süresi sıfır olarak gelir. İzin süresi düzenlemeleri için “Personel/Detay/İzinler” bağlantısını kullanın.

Kullanıcı şube personeli ise sadece o şube personeli için izin işlemlerini sürdürebilir.

Masraf ve Harcamalar

Çalışan ve yöneticilerinin cepten yaptıkları harcamaların takip edildiği yerdir. Şirketinize özel masraf ve harcama tiplerini belirleyebilir, vade günü geldiğinde kime ne kadar ödemeniz gerektiğini bilirsiniz. Masraflar bir onay sürecine bağlı ise ilgili kişi veya kişilerin onay süreçlerine düşecektir.

Ödemeler

Çalışanların maaş ve SGK primi ödemelerinin takip edildiği alandır. Ödeme günü geldiğinde nereye ne kadar ödemeniz gerektiğini bilirsiniz.

Zimmetler

Çalışanların iş yeri özelinde kullandıkları telefon, bilgisayar, araç ve benzeri zimmetli eşyaları kayıt altında tutun. 

Zimmet ekledikten sonra “Yazdır” butonuna tıklayarak hazır şablonlar üzerinden zimmetlerin listesini bilgisayarınıza indirebilir, çalışan imzaladıktan sonra dökumanı fiziksel olarak saklayabilirsiniz.

Eğitimler

Çalışanların tamamının veya bir kısmının alması gereken zorunlu ya da görevsel eğitimleri bu alanda tutabilirsiniz. Çalışanların ne zaman, kimden, ne eğitim aldığını, alınan eğitimin geçerlilik süresini, çalışana ve eğitime dair notların hepsini rahatlıkla tutabilirsiniz.

Kasa ve Banka Hesapları

Şirketiniz için kasa ve banka hesaplarını belirlediğiniz alandır.

İşletmenizin nakit para giriş çıkışlarını, çalışanların harcamalarını, ödemeleri yani bütünüyle kasa ve banka hareketlerini bu alandan rahatça takip edebilirsiniz.

Çekler

Müşteriden aldığınız veya tedarikçiye verdiğiniz bütün çeklerinizi TORK ile rahatça yönetebilirsiniz.

Herhangi bir satış faturasına veya müşteriye çek ile tahsilat eklediğinizde, faturanızın ve müşterinizin bakiyesi güncellenir. Tahsilat eklemediğiniz sürece bu çek, Alınan Çek sayfasında görünecektir.

Kredi ve Borçlar

Taksitli ödemelerinizi takip etmek ve ödeme planı oluşturmak için bu alandan yararlanabilirsiniz. Ödeme periyotları; her ay, iki ayda bir, üç ayda bir, altı ayda bir, yılda bir şeklinde belirlenebilir.

Borç tipini; kredi, vergi, kira ve diğer olarak belirledikten sonra, borcun ödeme zamanı geldiğinde detay sayfasını kullanabilir, banka veya kasa hesabı üzerinden tahsilat işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Faturalar

TORK üzerinden alış/satış faturalarını, ayrıca faturaların mevcut durumlarını (Ödendi, Ödenecek, Kısmi Ödendi, İptal Edildi) bu bölüm üzerinden kontrol edebilirsiniz. 

Faturalar modülü ile yapabilecekleriniz şöyle;

  • e-Fatura aboneliğiniz aktif ise; faturaları e-Fatura ve e-Arşiv olarak karşı tarafa gönderebilir, firmanıza kesilen faturaları da bu alandan görüntüleyebilirsiniz.
  • Tahsilat butonu ile faturaların ödemelerini yapabilirsiniz.
  • Fatura detaylarını görüntüleyebilirsiniz.
  • Faturayı iptal edebilir, düzenleyebilir veya çıktısını alabilirsiniz.
  • e-Fatura aboneliğiniz aktif ise e-Fatura portalı butonuna tıklayarak entegratör sayfasına ulaşabilirsiniz.
  • Gönder butonuna tıklayarak karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol edebilir, proforma veya e-Arşiv seçeneği ile faturaları mail olarak karşı taraf ile paylaşabilirsiniz.
  • Stopaj ve Tevkifat gibi özel fatura öğelerini kullanmak istiyorsanız, “Ayarlar/Uygulama Ayarları” üzerinden e-Fatura seçeneğinin hemen altında yer alan Tevfikatlı ve Stopajlı fatura kesme kutucuğuna tıklamanız yeterli olacaktır.

Anahtar özellikleri kendi işinizde tecrübe etmek için TORK hesabınıza giriş yapmanız yeterli. Hesabınıza giriş yapmak için buraya, deneme hesabı oluşturmak için de buraya tıklayabilirsiniz.

TORK Yalın ERP Destek Ekibi